Onboarding 2

1. Ziel des Onboardings 

Im zweiten Onboarding der PULSE Team Software steht das Modul PEOPLE im Mittelpunkt. 

Ziel ist es: 

• Arbeitsverträge korrekt anzulegen 
• die Sollzeit fachlich richtig zu definieren 
• Urlaubs- und Feiertagslogiken festzulegen 
• den Systemstart (Kalkulationsbeginn) sauber vorzubereiten 

Diese Einstellungen bilden die Grundlage für Zeitkonto, Abwesenheiten und Dienstplanung. 

2. Vorbereitung vor dem Start 

Vor der Einrichtung des Vertrags sollten folgende Daten vorliegen: 

• Beschäftigungsbeginn 
• Wochenarbeitszeit 
• Urlaubsanspruch 
• bisherige Feiertagsbewertung 
• Überstunden und Resturlaub aus dem bisherigen System 

Wichtig: 
Vergangene Schichten oder Urlaube werden nicht übernommen. 
Das System startet immer ab dem festgelegten Kalkulationsbeginn. 

Empfehlung: 
Erster Tag eines neuen Monats oder Jahres, möglichst ein Montag. 

3. Modul PEOPLE – Digitale Personalakte 

Zugriff über die Modul-Leiste → PEOPLE → Reiter „Personal“. 

Zugriffsrechte haben: 

• Personalplaner 
• Filialleitungen 
• Personalleitungen 

Die Personalakte besteht aus vier Bereichen: 

• Mitarbeiterdaten (optional) 
• Beschäftigungsdaten (optional, rollenbasiert sichtbar)  
• Vertrag (zentraler Bereich)
• Verwaltung (Zeitkonto, Dokumente, Notizen)

4. Vertrag anlegen 

Um einen neuen Vertrag zu erstellen: 

1. In den Reiter „Vertrag“ wechseln 
2. Oben rechts auf „Neuen Vertrag anlegen“ klicken 

Beschäftigungsbeginn 

• Datum des tatsächlichen Arbeitsbeginns im Betrieb 
• Liegt in der Regel in der Vergangenheit 
• Dient vor allem der Dokumentation 
• Hat keinen direkten Einfluss auf die Systemberechnung 

Kalkulationsbeginn (Systemstart) 

Der Kalkulationsbeginn legt fest, ab welchem Datum das System rechnet. 

Ab diesem Datum starten: 

• Zeitkonto 
• Urlaubskonto 
• alle vertraglichen Berechnungen 

Wichtig: 
Alle Werte vor diesem Datum werden vom System nicht berücksichtigt. 

Empfehlung für den Kalkulationsbeginn 

• Einen Montag wählen 
• Wochen beginnen sauber und einheitlich 
• Auswertungen bleiben konsistent 
• Erleichtert spätere Analysen und Berichte 

5. Sollzeit (Nettoarbeitszeit) 

In PULSE entspricht die Nettoarbeitszeit der Sollzeit. 

• Anzeige im Vertrag als Dezimalzahl 

• Anzeige im Zeitkonto als Stunden und Minuten 

Beispiel 1 – 5-Tage-Woche 
38 Stunden / 5 Tage = 7,6 Stunden 
= 7 Stunden und 36 Minuten pro Tag 

Beispiel 2 – 6-Tage-Woche 
40 Stunden / 6 Tage = 6,67 Stunden 
= 6 Stunden und 40 Minuten pro Tag 

Die tägliche Sollzeit ist Grundlage für Urlaub, Feiertage und Zeitkontoabweichungen. 

6. Urlaubsanspruch – Berechnungsmethoden 

1. Urlaubsanspruch in Tagen 

Beispiel: 30 Tage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche. 
Einfach und transparent. 
Interne Umrechnung erfolgt über die hinterlegte Sollzeit. 

2. Urlaubsanspruch in Stunden 

Beispiel: 228 Stunden pro Jahr. 
Bei Vertragswechsel oder Änderung der Wochenarbeitszeit kann es zu einer Faktorisierung kommen. Der Wert bleibt erhalten, die Stundenzahl kann sich verändern. 

3. Urlaubsanspruch in Tagen und Stunden 

Kombination beider Varianten. 
Auch hier sind bei Arbeitszeitänderungen Faktorisierungen möglich. 

4. Urlaubsanspruch in Stunden mit Berücksichtigung aller Tage bei Rechnung nach Planzeit 

Urlaub wird auf Basis der geplanten Schichten berechnet. 
Sehr realitätsnah, erfordert jedoch eine saubere Dienstplanung. 

7. Wichtige Grundsätze zur Urlaubsberechnung 

Die Berechnung erfolgt nach der offiziellen deutschen Methode: 

• Es zählen nur volle Monate. 
• Angefangene Monate beim Eintritt oder Austritt werden nicht berücksichtigt, wenn sie nicht vollständig gearbeitet wurden. 
• Nach mehr als sechs vollen Monaten im Kalenderjahr wird automatisch der volle Jahresurlaubsanspruch gewährt. 

Korrekturen erfolgen nicht im Vertrag, sondern direkt im Urlaubskonto. 

8. Feiertagsbewertung 

Vier Varianten stehen zur Verfügung: 

1. Keine Feiertagsbewertung 
   → Führt zu Minusstunden und wird nicht empfohlen. 

2.   Bewertung mit täglicher Sollzeit 
      → Zeitkonto bleibt neutral (0 Stunden). 
      Geeignet für gleichmäßige Arbeitszeitmodelle. 

3.   Bewertung mit Soll- oder Ist-Zeit 
      → Nicht gearbeitet: Sollzeit 
      → Gearbeitet: Ist-Zeit 
      Geeignet bei möglicher Feiertagsarbeit. 

4.    Bewertung nach Planzeit 
       → Nur geplante Schichten werden berücksichtigt. 
       Sehr realitätsnah und fachlich korrekt bei strukturierter Planung. 

9. Startwerte und Übertrag 

Alles vor dem Kalkulationsbeginn wird vom System ignoriert. 

Überstunden und Resturlaub werden nach dem Kalkulationsbeginn über das Zeitkonto übertragen. 

Der Startwert des kumulierten Stundenkontos wird ausschließlich über das Zeitkonto gepflegt, nicht im Vertrag. 

Hinweis: 
In den ersten ein bis zwei Wochen können angezeigte Werte noch nicht final korrekt sein, bis alle Überträge vollständig erfasst wurden.