Erste Schritte in der PULSE Team Software - Digitale Personalakte

Um die digitalen Personalakten Ihrer Mitarbeiter einzusehen und zu bearbeiten, navigieren Sie zu "PEOPLE" und wählen Sie dann "Personal" aus.

Klicken Sie anschließend den entsprechenden Nutzer an, dessen Akte Sie einsehen oder bearbeiten möchten. Im nächsten Fenster werden Ihnen folgende Optionen vorgeschlagen: Mitarbeiterdaten, Beschäftigungsdaten, Vertrag und Verwaltung.

Wichtig für die Dienstplanung ist der Vertrag.

Die Hinterlegung eines Vertrags für jeden Nutzer im System ist von entscheidender Bedeutung, da dadurch wichtige Informationen wie Soll-Stunden, Urlaubskonten und Feiertagsbewertungen im System gespeichert werden.

Um einen neuen Vertrag anzulegen, navigieren Sie oben rechts und klicken Sie auf "Neuen Vertrag anlegen".

Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie den Vertragsbeginn festlegen, was den ersten Arbeitstag des Kollegen in der Apotheke markiert. Falls zutreffend, tragen Sie auch das Vertragsende ein.

Unter "Kalkulationsbeginn" wählen Sie das Datum, ab dem das System offiziell starten soll. Es ist ratsam, ein Datum in der Zukunft zu wählen, an dem Sie sicherstellen können, dass alle relevanten Informationen im System eingetragen und der Dienstplan erstellt sind. Bei Bedarf können Sie das Datum auch im Nachhinein noch verändern.

Nachdem Sie auf "Anlegen" geklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster, das Ihnen ermöglicht, die Arbeitszeiten des Mitarbeiters anzupassen. Hier stehen Ihnen zwei Optionen zur Auswahl: Gehaltsempfänger oder Stundenlohnempfänger.

Für Gehaltsempfänger geben Sie zunächst die vertraglich festgelegten Arbeitsstunden pro Woche ein. Zudem markieren Sie die Tage, auf die sich der Urlaubsanspruch bezieht. Auf diese Weise wird automatisch die tägliche Arbeitszeit netto berechnet, welche den vertraglich festgelegten Soll-Stunden entspricht.

Anschließend tragen Sie die Urlaubstage ein und wählen die Einheit (Tage oder Stunden) sowie die Berechnungsgrundlage (Tage, Stunden oder Tage und Stunden) aus.

Im Abschnitt "Feiertagsbewertung" stehen Ihnen vier Optionen zur Verfügung:

Keine Feiertagsbewertung: Der Feiertag wird vollständig aus der Wochen-Sollzeit herausgerechnet.

Bewertung mit täglicher Soll-Arbeitszeit: Der Tag wird wie ein normaler Arbeitstag bewertet.

Bewertung mit täglicher Soll-Arbeitszeit oder geleisteter Ist-Arbeitszeit: Abhängig davon, ob der Mitarbeiter an diesem Feiertag arbeitet oder nicht, wird entweder die Soll-Zeit genommen oder die tatsächlich geleistete Ist-Arbeitszeit.

Bewertung nach Planzeit: Der Mitarbeiter erhält seine Planstunden entsprechend dem Dienstplan für diesen Feiertag.

Für Stundenlohnempfänger tragen Sie den jährlichen Urlaubsanspruch ein und wählen die Einheit (Tage oder Stunden) sowie die Berechnungsgrundlage (Tage, Tage und Stunden oder Stunden) aus. Zusätzlich geben Sie an, wie viele Stunden ein Urlaubstag entspricht.

Am Ende des Abschnitts finden Sie den Punkt "Startwert kum. Stundenkonto", in dem Sie alle Über- und Minusstunden des Mitarbeiters eintragen können. Dieses Feld kann auch nachträglich gefüllt werden, da sich zu Beginn des Kalkulationsbeginns möglicherweise Über- oder Minusstunden ergeben können.

Durch Klicken auf "Vertrag speichern" wird der Vertrag im System hinterlegt. Ein neues Fenster mit einer Übersicht über den Urlaubsanspruch öffnet sich. Mit einem Klick auf "Speichern" wird der Vertrag dann vollständig abgespeichert.