Erste Schritte in der PULSE Team Software - Grundeinstellungen für PEP +

Im PEP-Modul werden zwei Untermodule angezeigt: "Mein Dienstplan (PEP+)" und "Dienstplanung (PEP+)":

Unter "Mein Dienstplan (PEP+)" hat der normale Mitarbeiter Zugriff auf seinen persönlichen Dienstplan. Hier kann er seine eigenen Arbeitszeiten einsehen.

Im Gegensatz dazu bietet die Funktion "Dienstplanung (PEP+)" dem Planer einen umfassenderen Überblick über die Dienstplanung für alle Mitarbeiter. Der Planer kann Schichten zuweisen, Arbeitszeiten planen und den Dienstplan für das gesamte Team verwalten. Diese Funktion richtet sich an die Person oder Personen, die für die Organisation und Koordination der Arbeitszeiten im Unternehmen verantwortlich sind.

Filialeinstellungen (Einstellungssymbol)

Farbeinstellungen: Um die Farbeinstellungen anzupassen, klicken Sie zunächst auf das Einstellungssymbol. Anschließend wählen Sie Ihre Filiale aus, was ein neues Fenster öffnet. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Farbe Ihrer Apotheke durch einen Klick auf das Farbpaletten-Symbol zu ändern. Nachdem Sie die gewünschte Farbe ausgewählt haben, wird die Säule links neben Ihrer Apotheke im Dienstplan entsprechend der ausgewählten Farbe angezeigt.

Öffnungszeiten: Die Öffnungszeiten Ihrer Filiale können Sie hier eintragen. Um eine Pause, zum Beispiel an einem Montag, einzutragen, klicken Sie auf das Plus neben dem entsprechenden Wochentag. Dadurch öffnet sich ein neues Feld, in dem Sie die Arbeitszeiten vor und nach der Pause eintragen können.

Darüber hinaus können Sie mithilfe des "Stunden übernehmen"-Buttons Öffnungszeiten von bestimmten Tagen übernehmen. Wählen Sie einfach den Zieltag aus und aktivieren Sie die Tage, an denen die Stunden mit dem Zieltag übereinstimmen sollen.

Mindestbesetzung: Die Mindestbesetzung ermöglicht es Ihnen, die erforderliche Besetzung an bestimmten Tagen in der Woche entsprechend den Qualifikationen, Bereichen oder Tätigkeiten der Mitarbeiter auszuwählen.

Sie haben zwei Optionen zur Auswahl:

“Nach Qualifikationen”: Mit dieser Option legen Sie die Mindestbesetzung basierend auf den Qualifikationen der Mitarbeiter fest. Sie können definieren, wie viele Mitarbeiter mit einer bestimmten Qualifikation an einem bestimmten Tag benötigt werden.

Um eine neue Regel für Qualifikationen zu erstellen, klicken Sie auf "+Neue Regel für Qualifikation". Dadurch öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die gewünschte Qualifikation auswählen können, für die Sie eine Regel erstellen möchten.

Anschließend geben Sie in das Feld neben der ausgewählten Qualifikation die Öffnungszeiten ein, zu denen eine qualifizierte Person tätig sein soll. Zusätzlich geben Sie an, wie viele Personen mit dieser Qualifikation zu diesen Zeiten benötigt werden und speichern alles ab.

Durch Klicken auf den Button "Übernahme von Öffnungszeiten" haben Sie die Möglichkeit, die hinterlegten Öffnungszeiten für die Filiale direkt zu übernehmen. Dadurch können Sie schnell und einfach die Arbeitszeiten Ihrer Filiale im Dienstplan eintragen, ohne sie manuell eingeben zu müssen.

Des Weiteren können Sie mit dem Button "Aus anderer Regel übernehmen" Einstellungen von bereits erstellten Regeln übernehmen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Regeln basierend auf Qualifikationen oder Bereichen und Tätigkeiten handelt. So können bereits definierte Einstellungen wiederverwenden.

“Nach Bereich und Tätigkeit”: Hier können Sie die Mindestbesetzung basierend auf den Arbeitsbereichen und Tätigkeiten festlegen. Sie wählen aus, wie viele Mitarbeiter für bestimmte Bereiche oder Tätigkeiten an einem Tag benötigt werden.

Wählen Sie zunächst den gewünschten Bereich aus, indem Sie auf den Button "+Neuer Bereich" klicken. Anschließend können Sie die spezifische Tätigkeit auswählen, indem Sie den Button "+Neue Tätigkeit" verwenden.

Im nächsten Schritt geben Sie die Öffnungszeiten ein, zu denen die Mindestbesetzung gelten soll. Dabei legen Sie auch fest, wie viele Personen für diese Mindestbesetzung erforderlich sind.

Es besteht auch die Möglichkeit, bereits existierende Regeln mithilfe des Buttons "Aus anderer Regel übernehmen" zu übernehmen.

Zeitbereich eingrenzen: Durch den Punkt "Zeitbereich eingrenzen" haben Sie die Möglichkeit, die zeitlichen Bereiche der einzelnen Felder im Dienstplan zu begrenzen. In der Standardansicht geben die Felder des Dienstplans 24 Stunden an, was dazu führen kann, dass die Schichten sehr schmal angezeigt werden.

Wir empfehlen, den Zeitbereich so einzuschränken, dass er eine Stunde vor dem Dienstbeginn des ersten Mitarbeiters und eine Stunde nach dem Dienstende des letzten Mitarbeiters liegt. Dadurch werden die Schichten optisch breiter angezeigt, was die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit des Dienstplans verbessert.

Toleranzeinstellungen (Uhrensymbol)

Mit der Toleranzeinstellung haben Sie die Möglichkeit, eine Zeit-Toleranz für das Ein- und Ausstempeln festzulegen. Diese Einstellung betrifft die gesamte Filiale.
Wenn Sie beispielsweise eine Toleranz von -15 Minuten beim Einstempeln einstellen, bedeutet das, dass sich Ihre Mitarbeiter bis zu 15 Minuten vor ihrem offiziellen Schichtbeginn einstempeln können. In diesem Fall wird die Zeit automatisch auf die geplante Arbeitszeit (Schichtanfang) umgestellt.

Alles, was über diese 15 Minuten hinausgeht, wird jedoch als tatsächliche Arbeitszeit betrachtet.

Gleiches gilt für die Toleranzeinstellung beim Ausstempeln. Wenn Sie eine Toleranz von +15 Minuten einstellen, können sich Ihre Mitarbeiter bis zu 15 Minuten nach ihrem offiziellen Schichtende ausstempeln. Auch hier wird die Zeit automatisch auf die geplante Arbeitszeit (Schichtende) umgestellt. Alles, was darüber hinausgeht, wird als tatsächliche Arbeitszeit erfasst.

Qualifikationen (Hütchen-Symbol)

In diesem Bereich werden alle zuvor unter "Stammdaten" erstellten Qualifikationen aufgelistet. Sie haben hier die Möglichkeit, den Qualifikationen Farben zuzuweisen. Im Dienstplan werden diese Farben dann verwendet, um die Profile der Mitarbeiter zu kennzeichnen. Dabei erscheinen bunte Ringe um die Profilbilder herum, die jeweils der zugewiesenen Qualifikation entsprechen.

Zusätzlich können Sie die Anordnung der Qualifikationen per Drag & Drop ändern. Diese Anordnung bestimmt die Reihenfolge, in der die Qualifikationen im Dienstplan angezeigt werden. Wenn Sie die Reihenfolge hier anpassen, werden die Mitarbeiter im Dienstplan entsprechend dieser Reihenfolge untereinander angezeigt.

Tätigkeiten und Bereiche (Werkzeug-Symbol)

Durch Klicken auf das Werkzeug-Symbol gelangen Sie zu den Einstellungen für Tätigkeiten und Abwesenheiten:

Tätigkeit: Hier können Sie alle Tätigkeiten eintragen, die in Ihrer Filiale auftreten. Diese Tätigkeiten sind eng mit den Arbeitsschichten verknüpft, die Sie später im Dienstplan eintragen werden. Mit einem Klick auf den Button "+Neue Tätigkeit hinzufügen" können Sie eine neue Tätigkeit erstellen. Im nächsten Schritt vergeben Sie einen Namen und eine Farbe für die Tätigkeit, wählen die zugehörigen Arbeitsbereiche aus und speichern die Einstellungen ab.

Externe Tätigkeit: Hier können Sie externe Tätigkeiten wie zum Beispiel “Berufsschule” eintragen. Für externe Tätigkeiten ist kein Stempeln erforderlich, da die geplante Zeit automatisch als Ist-Zeit übernommen wird.

Bereiche: In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht aller Bereiche, die Sie zuvor unter "Stammdaten" hinterlegt haben, sowie aller Tätigkeiten, die Sie den Bereichen unter "Tätigkeit" zugeordnet haben. Sie haben auch hier die Möglichkeit, die Reihenfolge der Bereiche per Drag & Drop anzupassen, um die Darstellung im Dienstplan entsprechend zu ändern. 

Abwesenheit: Unter dem Abschnitt "Abwesenheiten" sind bereits voreingestellte Farben vorhanden. Wenn Sie diese ändern möchten, klicken Sie auf das Farbsymbol und wählen Sie die gewünschte Farbe aus. Es wird empfohlen, den Button "Transparente Abwesenheiten anzeigen" zu aktivieren, damit die Schichten, die unter einer Abwesenheit im Dienstplan liegen, leicht durchscheinen können. Dies erleichtert die Planung und Übersichtlichkeit im Dienstplan.

Notdienst: Im Bereich "Notdienst" haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, die Farbe für den Notdienst anzupassen. Auch hier können Sie den Button "Transparente Abwesenheiten anzeigen" aktivieren, um die Schichten im Dienstplan transparent darzustellen.

Kalender-Symbol

Das Kalendersymbol dient als praktische Navigationshilfe in Ihrem Dienstplan. Wenn Sie bereits in der Zukunft planen und zum aktuellen Tag zurückkehren möchten, genügt ein Klick auf dieses Symbol. Dadurch gelangen Sie schnell und unkompliziert zum aktuellen Datum zurück.

PDF-Symbol

Das PDF-Symbol bietet Ihnen die Möglichkeit, den aktuellen Dienstplan als PDF-Datei zu exportieren.

Wenn Sie den Zeitraum für den Export anpassen möchten, können Sie auf die entsprechende Zeitspanne klicken. Durch Klicken auf die Woche wird der Dienstplan für die aktuelle Woche exportiert, während ein Klick auf den Monat den Export für den gesamten Monat ermöglicht.

Für weitere Anpassungen können Sie den Pfeil-Button (rechts-links) verwenden, um den Sonntag aus dem Dienstplan auszuschließen oder andere Einstellungen vorzunehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle gewünschten Einstellungen in der Dienstplanansicht festlegen, bevor Sie den Dienstplan exportieren.

Abwesenheiten-Symbol
Wenn ein Mitarbeiter einen Abwesenheitsantrag stellt, wird dieser im Abwesenheiten-Fenster angezeigt. Hier können Sie den Antrag genehmigen (nach Plan- oder Durchschnittszeit), ablehnen, löschen oder auf Planung setzen. Darüber hinaus stehen Ihnen verschiedene Filteroptionen zur Verfügung, um die Anträge nach Start- und Enddatum, Filiale, Bereich, Mitarbeiter, Abwesenheitsarten, Bearbeitungsstand und Berechnungsmethode zu filtern.

Pep Ansicht

Plan Freigabe oder Plan auf Planung setzen

Die Buttons "Auf Planung setzen" und "Freigeben" ermöglichen es Ihnen, den Status Ihres Dienstplans zu steuern. "Auf Planung setzen" ermöglicht es Ihnen, den Dienstplan in Ruhe zu bearbeiten, ohne dass Ihre Mitarbeiter Benachrichtigungen erhalten. Sobald der Dienstplan fertig ist, können Sie ihn mit dem Button "Freigeben" für Ihre Mitarbeiter zugänglich machen.

Auf Planung setzen: Wenn der Dienstplan noch bearbeitet wird, kann durch Klicken auf diesen Button der Dienstplan in den Planungsmodus gesetzt werden. Dadurch werden keine Benachrichtigungen an die Mitarbeiter gesendet, während Sie den Dienstplan bearbeiten.

Um den Dienstplan für eine bestimmte Zeit für Ihre Kolleginnen und Kollegen zu sperren und in Ruhe bearbeiten zu können, nutzen Sie den Button "Auf Planung setzen ab -". Wählen Sie zunächst alle relevanten Bereiche aus und legen Sie anschließend den Startzeitpunkt fest, ab dem der Dienstplan gesperrt werden soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Klicken auf den grünen Button "Auf Planung setzen". Wenn Sie dann zum Dienstplan zurückkehren, wird der betreffende Zeitraum, für den der Dienstplan auf Planung gesetzt wurde, schraffiert dargestellt. Wenn Sie nun Änderungen im Dienstplan durchführen, werden Ihre Kolleginnen und Kollegen nicht ständig durch Push-Mitteilungen über diese Änderungen informiert. 

Freigeben: Sobald der Dienstplan erstellt und zur Veröffentlichung bereit ist, können Sie ihn durch Klicken auf "Freigeben" für die Mitarbeiter zugänglich machen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre geplanten Schichten einzusehen. Beachten Sie, dass Änderungen in bereits freigegebenen Dienstplänen automatisch an die Mitarbeiter über Push-Mitteilungen auf ihren Mobilgeräten weitergeleitet werden.

Um den Dienstplan freizugeben, klicken Sie auf den Button "Freigeben". Wählen Sie dann die Bereiche aus, die freigegeben werden sollen, und legen Sie das Enddatum fest, bis zu dem der Plan zugänglich sein soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Klicken auf "Auswahl freigeben".

In den Filtereinstellungen haben Sie verschiedene Optionen zur Anpassung und Gestaltung des Dienstplans:

Bereiche anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, um alle Arbeitsbereiche im Dienstplan anzuzeigen.

Öffnungszeiten anzeigen: Hier können Sie die Öffnungszeiten Ihrer Filiale im Dienstplan anzeigen lassen. Wenn Sie zuvor Öffnungszeiten hinterlegt haben (dazu gehen Sie zum Einstellungssymbol oben rechts, wählen Sie die Filiale aus und tragen Sie die Öffnungszeiten ein), werden die Zeiten, zu denen Ihre Filiale nicht geöffnet ist, als grauer Bereich dargestellt.

Nicht eingeteilte Mitarbeiter anzeigen: Durch Aktivieren dieser Option werden alle Kolleginnen Ihrer Filiale angezeigt, die nicht für eine bestimmte Schicht eingeteilt sind.

Leere Bereiche anzeigen: Diese Option zeigt Ihnen alle Arbeitsbereiche an, denen keine Mitarbeiter zugewiesen wurden.

Gespeicherte Filter: Hier können Sie Ihre individuellen Filtereinstellungen speichern, um sie beim nächsten Öffnen des Dienstplans wiederherzustellen.

Stellen Sie dazu zunächst die gewünschten Filtereinstellungen ein und klicken Sie dann auf den Button “+Neu”. Nun geben Sie dem Filter einen Namen und aktivieren die Option "Stelle diesen Filter als Standard ein".

Filialen: Wählen Sie hier die Filialen aus, die im Dienstplan angezeigt werden sollen.

Mitarbeiter: Aktivieren Sie diese Option, um alle Kolleginnen und Kollegen anzuzeigen. Überprüfen Sie bitte die Filtereinstellungen, wenn eine Person im Dienstplan nicht angezeigt wird.

Qualifikationen: Wählen Sie aus, welche Qualifikationen im Dienstplan angezeigt werden sollen.

Arbeitszeit: Entscheiden Sie, ob nur reguläre Arbeitszeiten oder auch Notdienste und Stand-by-Dienste im Dienstplan angezeigt werden sollen.

Abwesenheiten: Wählen Sie aus, welche Arten von Abwesenheiten im Dienstplan angezeigt werden sollen.

Anträge: Entscheiden Sie, ob und welche Anträge auf Anwesenheiten, die Ihnen Ihre Kolleginnen und Kollegen zugesendet haben, im Dienstplan angezeigt werden sollen. Anträge werden mit einer gestrichelten Linie im Dienstplan angezeigt.